O Gabinete da Reitoria é responsável por cadastrar novos usuários externos, conforme passo 2 do Fluxo de cadastro de usuário externo para assinatura em documentos eletrônicos do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP), no âmbito do IFF. Portanto, solicitações de permissão para cadastro de usuários externos devem ser dirigidas a este setor. 

Por sua vez, após receber e analisar uma solicitação de acesso de usuário para cadastrar novos usuários externos, o Gabinete deve encaminhar um chamado para a Central de Serviços informando nome e SIAPE do usuário que será adicionado ao grupo Gerente de Usuário Externo.